How big things get done (2023)
“How big things get done” (“Få store ting gjort”), 2023, er en bog om projektstyring af Bent Flyvbjerg.
Think slow, act fast
De fleste projekter i dag bruger tiden mestendels på implementation fremfor planlægning. Det er et problem, da forsinkelser altid opstår i udførelsen af en plan.
En lang implementationsperiode øger risikoen, også kaldet “The window of doom”, for forsinkelser og uforudsete begivenheder. Især er “black swans” mere sandsynlige; store, komplet umulige at forudse begivenheder, med meget stor konsekvens.
Mere indsats bør altså gøres i planlægningen af projekter, og udførelsen så kort som mulig.
You want the flight attendant, not the pilot, to be optimistic
Planlæggeren skal være på vagt for bias, som vil trække mod at skynde sig:
- Optimism bias → optimisme for tid og målsætninger forvrænger evnen til at lægge en realistisk plan.
- Bias for action → Organisationer har indbygget incitamenter for at “komme i gang” hurtigst muligt. Projektledere vil have budgetter udstedt, folk vil have ansvar og forfremmes etc.
“Start digging a hole, and make it so big, there’s no alternative to coming up with the money to fill it in.”
Think from right to left & pixar planning
Planlægning bør starte med spørgsmålet: “hvorfor lave dette projekt?”. Ofte er svaret anderledes end først antaget.
Ej heller bør planlægning være en kedsommelig affære, men mere forstås som en interaktiv aktivitet, grænsende leg. Det bør være muligt at simulere en løsning, samt eksperimentere med ændringer.
Experiri, experiment and experience
Udkast til planer skal fremvises igen og igen. Det skal foregå så simpelt som muligt, uden powerpoints el. lign.
Eksempler:
- Pixar planning → En ide skal forfines for en gruppe, gentagende gange, hvor spørgsmål stilles. Hver gang skal den samlede historie fortælles, og den røde tråd være tydelig.
- Amazon skriver FAQ før et projekt startes. Helt praktisk fremlægges denne FAQ for en gruppe på tekst. Højest rangerende tilstedeværende stiller spørgsmål sidst.
Begge forsøger at bekæmpe “The illusion of explanatory depth”, ideen at kun ved at blive spurgt ind til en forståelse af et koncept, kan vi bestemme om den er korrekt.
Marginalizing experience
En konsekvens af incitamenter for projekter i dag (bias for action, politik etc.), betyder at erfaring bliver undervurderet. Denne praktiske erfaring kan også kaldes “phronesis”.
En god plan maksimerer enten erfaring eller innovation, en bedre gør begge, men den bedste plan ledes samtidig med “phronesis”.
Uniqueness bias
Det største bias i planlægning, er troen at det pågældende projekt er unikt; at det ikke er gjort før, og at der derfor ikke kan læres af andre projekter.
For at lægge en plan, opdeler mennesker store opgaver i mindre. Gerne er opgaverne samme størrelse, så et stort projekt blot er et regnestykke, med et “anchor”, som “adjustes” til projektets størrelse. Deraf navnet “anchoring & adjustment”.
Løsningen er at lære af andre projekter, at indse dit projekt ikke er specielt, ikke er unikt, og at finde lignende projekter, såkaldt “reference class forecasting”.
Setting the team
- Intervener i konflikter hurtigt. Incentiver samarbejde.
- Brug propaganda til at holde moralen høj.
- Stil til rådighed, alt hvad praktisk er behøvet for et team at arbejde effektivt.
Heuristics
- Hire a master builder → get phronesis on the team
- Get your team right → set the right team.
- Ask why → before the project kicks off.
- Build with lego → Make simple blocks and build with those.
- Think slow, act fast.
- Watch your downside → avoid risk as much as possible.
- Say no and walk away → from untested tech etc.
- Make friends, and keep them friendly → diplomacy is an important skill in any organization.
- Know that your biggest risk is you → you make the plan.
Projektkategorier og deres overløb:
